Sistema de Gestión

Si piensas que los sistemas de gestión son papeles, te contamos porqué estas equivocado/a

 

Ya hemos comentado en varias ocasiones que los sistemas de gestión no pretenden crear un sistema documental, sino documentar un sistemática de trabajo ¡he aquí el quid de la cuestión!

 

Lo bueno que tienen cualquiera de los sistemas de gestión es que establecen requisitos a cumplir por la organización, es decir, qué tenemos que realizar, pero el cómo lo vayamos a hacer es cuestión exclusiva de la empresa. Por ello, las normas de gestión se pueden implantar en todas las empresas independientemente del sector o tamaño.

 

Nos topamos con reticencias del personal de una organización en relación con los sistemas de gestión, ya que los consideran como un trabajo extra a desarrollar ¡Cuan equivocados/as están! Aunque si bien es cierto, que nos encontramos en la actualidad con sistemas de gestión un tanto tediosos que están extraordinariamente documentados, con manuales de más de 40 hojas y procedimiento con otras tantas. Esto es debido a que, en algunos casos, los sistemas de gestión no se han ido adaptando a las nuevas versiones y sus requisitos, no hubo un estudio por parte de la organización sobre lo que era necesario conservar o no.

 

Afortunadamente ésta tendencia está desapareciendo, perfilándose sistemas de gestión más prácticos, sencillos y operativos para facilitar el control de la tarea a realizar por el personal (más diagramas de flujo y menos prosa). Los sistemas de gestión persiguen plasmar la sistemática de trabajo de forma ordenada y homogénea para que cualquier empleado/a pueda llevar a cabo la actividad encomendada.

 

¿Qué se tiene que documentar?, con la versión ISO 9001:2008 eran obligatorios documentar 6 procedimientos, con la nueva ISO 9001:20015 se documentará lo necesario, ni más ni menos. Todos aquellos procesos en los que la existencia de un riesgo sea crítico para cualquier parte interesada.

 

Las nuevas versiones de ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 nos ayudaran a eliminar la idea de que los sistemas de gestión sean muy burocratizados y pocos flexibles. Para ello, una de las novedades es que han sustituido la terminología “procedimientos documentados” por “información documentada”, considerando a ésta última que hace referencia tanto a procedimientos, manuales, instrucciones etc. en cualquier tipo de soporte.


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