Reuniones trabajo eficaces_Kaleido_consultoria

El reto en una reunión de trabajo.

 

Muchos artículos se han publicado al respecto, las reuniones de trabajo no son algo nuevo, pero sí una posible fuente de pérdida de productividad.

 

De por sí, una reunión de trabajo tiene connotación negativa, sobre todo de pérdida de tiempo, de no llegar a ninguna conclusión, o incluso, de no haberse tratado nada nuevo, esto es debido a la falta de eficacia de las mismas.

Una empresa que no desempeña una reunión de trabajo eficaz y quiera potenciar éste área, deberá cambiar su cultura organizacional, y como cambio cultural, es necesario tiempo y nuevos hábitos para implantar una sistemática de trabajo adecuada. Sí, por supuesto que existirán reticencias por parte de algún asistente, por descontado, pero con la práctica del ejemplo y una metodología adecuada la conducta se puede reconducir, porque siempre es más fuerte el sentido de pertenencia a un grupo que el individualismo. Los cambios culturales pasan por una buena planificación y comunicación.

 

¿Móviles sí o móviles no?, desde luego es un elemento distractor que mal gestionado puede ejercer un efecto negativo. Si algún asistente percibe que otro está más atento del móvil que a la propia  reunión, puede desencadenar que esa conducta sea imitada, o indignación por considerarlo una falta de respecto.

 

¿De qué sirve una reunión si muchos de sus puntos han sido comentados informalmente de manera previa a la reunión?, es un punto que ya hemos hablado anteriormente como elemento desmotivador. Todas las reuniones tienen que tener un objetivo claro a cumplir, derivando decisiones que son convertidas en acciones concretas con responsabilidades, temporalización y recursos.

 

Cuando hablamos de reuniones de trabajo no solo hay que limitarse a las desarrolladas en el ámbito interno de la organización, sino que tendremos que cuidar y tener en consideración las que son realizadas externamente, ya sea con clientes, proveedores u otros. Estas reuniones requieren un tratamiento distinto a las internas, con un adiestramiento para poder conseguir los objetivos que se planean.

 

Consideraciones en una reunión de trabajo

 

  • Deberán de asistir a la reunión el personal necesario, ni más ni menos.
  • Es necesario que se designe una persona para que dirija la sesión y evite pérdidas de tiempo, divagaciones, y reconduzca la sesión.
  • La persona encargada de tomar nota del seguimiento de la reunión de trabajo no debería ser uno de los participantes, eso evitará que esté más preocupado en apuntar que en atender o aportar.
  • La puntualidad es imprescindible.
  • Claro enfoque a conseguir los objetivos.
  • Evitar las ambigüedades, pueden provocar interpretaciones innecesarias.
  • Cada persona tiene la responsabilidad de tomar nota e implicarse, sorprende ver reuniones cuyos asistentes no apuntan nada.
  • Es probable que en las reuniones puedan aparecer temas importantes a tratar pero que no estaban contemplados, o se desvían del objetivo de la reunión, en estos casos es mejor posponerlo a otra reunión.
  • Se deberá cumplir el tiempo estimado previamente para la reunión.
  • Es importante que a la finalización de la reunión sea recordadas las acciones a tomar, los responsables y las fechas de ejecución. Es necesario ponerlo por escrito, pues con el tiempo puede suceder que no se recuerden con nitidez los puntos y acuerdos tratados.

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